Warum gute Kommunikation im Gesundheitswesen so wichtig ist

Wie werden E-Mails im Gesundheitswesen eingesetzt?

Zunächst einmal sind E-Mails ein vielseitiges und wertvolles Kommunikationsmittel in praktisch allen Bereichen: Sie sind kostengünstig und erreichen mit minimalem Aufwand eine große Zahl von Menschen. Deshalb sind sie oft der erste Kanal, über den ein Unternehmen und ein Kunde in Kontakt treten.

Die Anwendung von E-Mails im Gesundheitswesen funktioniert ganz ähnlich: Sie bieten Kliniken einen reichweitenstarken Kanal, um Patienten über Dienstleistungen, Gesundheitsinformationen und kommende Termine zu informieren.

Was ist E-Mail-Automatisierung?

Der manuelle Versand von E-Mails kostet jedoch auch viel Zeit. Hierfür müssen zunächst die Daten der einzelnen Empfänger (Patienten) überprüft werden. Nur so ist es möglich zu verstehen, an welchem Punkt der Patientenreise sich der Kontakt gerade befindet.

Basierend auf dieser Information kann anschließend eine einzelne E-Mail mit passendem Inhalt erstellt werden. Dieser Prozess wird bei einer größeren Anzahl an Empfängern natürlich zunehmend mühsam und zeitaufwändig.

Genau hier kommt E-Mail-Automatisierung ins Spiel: Sie fungiert als digitaler Assistent, der die oben beschriebenen Aufgaben selbständig übernimmt.

Das läuft in der Praxis wie folgt ab: Sobald Sie Ihre Patienten-E-Mails über ein System von Regeln und Auslösern eingerichtet haben, werden diese automatisch versendet. Hierzu gehören übrigens auch wichtige Nachrichten wie Terminbestätigungen, Erinnerungen an Dokumente und Nachfassaktionen.

E-Mail-Automatisierung im Gesundheitswesen: wissenswerte Statistiken

Es gibt einige Zahlen, die den Bedarf an E-Mail-Automatisierung im Gesundheitswesen belegen und zeigen, warum Kliniken, die sie einsetzen, sofort davon profitieren:

• +65.000 automatisierte E-Mails werden pro Jahr via Qunosuite von Gesundheitsdienstleistern versendet.

• Kliniken nutzen im Durchschnitt 80 E-Mail-Automatisierungen, um die Patientenkommunikation zu rationalisieren.

• E-Mail-Kommunikation, die durch Patientenaktivitäten ausgelöst wird, erzielt ein 50 % höheres Engagement.

• Patienten erhalten durchschnittlich 12,7 automatisierte E-Mails während Ihrer Interaktion mit einer Gesundheitseinrichtung.

• Qunosuite-Benutzer erzielen 2x höhere Öffnungs- und Klickraten als der Branchendurchschnitt.

* Quelle: Qunomedical

E-Mail-Automatisierung fördert das Engagement Ihrer Patienten, strafft die Verwaltungsabläufe und stellt sicher, dass Patienten die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhalten.

Doch wann sollten Sie welche E-Mail versenden? Das schauen wir uns im nächsten Absatz einmal genauer an.

Gesundheitswesen: Diese Email-Arten sollten Sie nutzen

E-Mails zur Kontaktpflege

Diese E-Mails werden versendet, um Vertrauen zu schaffen und Patienten zur Terminbuchung zu bewegen. Aus diesem Grund werden E-Mails zur Kontaktpflege besonders einladend gestaltet.

Im Folgenden haben wir einige Beispiele für E-Mails zur Kontaktpflege zusammengefasst:

• Willkommens-E-Mails: In dieser ersten E-Mail können Sie Ihren Neupatienten erklären, was sie in Ihrer Gesundheitseinrichtung erwartet. Unser Tipp: Eine Willkommens-E-Mail sollte alle wichtigen Informationen zu Ihrer Einrichtung enthalten und Ihren Patienten einen Eindruck von Ihrer Unternehmensphilosophie vermitteln.

• E-Mails mit der Bitte um Weiterempfehlung: Zufriedenen Patienten können Sie per E-Mail um eine Weiterempfehlung an Freunde und Verwandte bitten. Zum Vergleich: Unser Qunosuite-Empfehlungsprogramm macht etwa 10 - 15 % aller Behandlungsbuchungen der Patienten aus, die das Programm aktivieren.

• E-Mail-Kampagnen: Durch regelmäßige Newsletter mit Gesundheitstipps und aktuellen Informationen können Sie Ihre Patienten aktiv an Ihre Einrichtung erinnern. Durch die Bereitstellung wertvoller Inhalte bauen Sie eine tiefere Beziehung auf und binden Ihre Publikum langfristig.

Bitten beachten Sie folgendes: Die Pflege der Beziehung ist die wesentliche Kommunikationslinie, die Sie während der gesamten Patientenreise aufrechterhalten sollten. So bauen Sie Vertrauen auf und fördern die Loyalität gegenüber Ihrer Gesundheitseinrichtung.

Transaktionale E-Mails

Transaktions-E-Mails beinhalten zum Beispiel schnelle Erinnerungen oder wichtige Aktualisierungen. Sie sind leicht zu verstehen und können sehr nützlich sein:

• Terminbestätigungen: Sobald ein Patient einen Termin bucht, können Sie ihm eine E-Mail schicken, um die Details zu bestätigen. Damit teilen Sie ihm nicht nur mit, dass die Buchung erfolgreich war, sondern erinnern ihn auch daran, wann er wiederkommen muss.

• Behandlungserinnerungen: Senden Sie ein oder zwei Tage vor dem Termin eine freundliche Erinnerung an den Patienten. Neben der Terminbestätigung gehört die Behandlungserinnerung zu Ihren wirksamsten Werkzeugen, um die Zahl der unentschuldigten Fehlzeiten in Ihrer Einrichtung zu senken.

• Kostenvoranschläge und Rechnungen: Helfen Sie Ihren Patienten, den finanziellen Teil ihrer Behandlung zu verstehen. Hierfür können Sie ihnen ihre Kostenvoranschläge und Rechnungen per E-Mail zusenden. So liefern sie Ihnen einen offiziellen Nachweis über ihre Ausgaben.

• Nachfass-E-Mails bei verpassten Anrufen: Wenn ein Patient einen Anruf oder einen Termin verpasst, können Sie ihm einen neuen Termin per E-Mail anbieten. Damit zeigen Sie Ihr Engagement und stellen sicher, dass kein Patient vergessen wird.

Wie können Sie Patienten-E-Mails automatisieren?

Mit Hilfe von E-Mail-Marketing-Plattformen können Sie eine effiziente E-Mail-Kommunikation etablieren. Eine solche Automatisierung gehört übrigens auch zu den Funktionen unserer Qunosuite. Sie verfügt über eine benutzerfreundliche Schnittstelle, mit der Sie unter anderem:

• Vorlagen erstellen: Gestalten Sie den Inhalt und den Stil Ihrer E-Mails mit Vorlagen, die auf Ihre Klinik zugeschnitten sind. Diese können dann für verschiedene Zwecke verwendet werden, z. B. für Erinnerungen oder Kontrollbesuche.

• Den Auslöser definieren: Legen Sie Regeln und Zeitpunkte fest, zu denen E-Mails versendet werden sollen. So können Sie z. B. eine Terminbestätigung verschicken lassen, sobald ein Patient einen Termin vereinbart hat.

• Inhalte personalisieren: Personalisierte E-Mails geben Ihrer Patientenkommunikation eine menschliche Note, indem Sie mit Hilfe von Patientendaten datenschutzkonform personalisiert werden.

• Testen und optimieren: Testen Sie Ihre automatisierten E-Mails immer, um sicherzustellen, dass sie korrekt funktionieren und zum richtigen Zeitpunkt versendet werden. Auf diese Weise können Sie Inhalte schnell anpassen und Fehler minimieren.

Die E-Mail-Automatisierung ist relativ einfach zu implementieren, doch ihre Vorteile sind beträchtlich und wirken sich positiv auf mehrere Bereiche des Betriebs einer Klinik aus. Sie fördert das Engagement der Patienten, strafft die Verwaltungsabläufe und stellt sicher, dass die Patienten die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhalten, was für eine patientenorientierte Versorgung heutzutage entscheidend ist.